TRATAMIENTO DE DATOS 

Objeto

 

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015,  nuestra empresa NEMB S.A.S. administradora de los derechos, deberes y usos de la marca IBIS, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.

De esta manera, IBIS (en adelante, la EMPRESA) manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la EMPRESA cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

                                                          

Identidad del Responsable

  • RAZON SOCIAL:  NEMB SAS (IBIS)

 

  • DOMICILIO Y DIRECCIÓN: LA EMPRESA tiene su domicilio en la ciudad de Ibagué-Tolima, y su sedes principales se encuentran ubicadas en la Carrera 3 #14-25 centro.

.      sucursales:

  1.    Carrera 3 N. 14-25 Centro​

  2.    Calle 14 N. 13-19 Centro

  3.    Carrera 5 N. 9-30 Centro

  4.    Carrera 19 N. 49-03 Local 1

  5.    Carrera 3 N. 6-19

 

Marco legal

Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008. Ley 1581 de 2012. Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

 

Alcance

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la EMPRESA cuyo titular sea una persona natural o jurídica.

 

CONCEPTOS

  

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales        por  cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el                Tratamiento  de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,                circulación    o  supresión.

 

 

PRINCIPIOS

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las            demás   disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser                    informada al  Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos                         personales no  podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que                                           releve el     consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y                        comprensible. Se  prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del                 Encargado del     Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de     las  disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o       por las   personas previstas en la ley.

   Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación         masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros                         autorizados  conforme a la       ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá              manejar con  las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su                   adulteración, pérdida,  consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de             públicos    están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores           que comprende el              Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al         desarrollo de las actividades   autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

Contenido de las bases de datos

En las bases de datos de la EMPRESA se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la EMPRESA puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

 

Tratamiento

La información que consta en las bases de datos de la EMPRESA es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a EMPRESA es públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, la EMPRESA podrá suministrar la información personal a EMPRESA es judiciales o administrativas.

La EMPRESA velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

 

Tipo de vinculación

  1. Consumidores: Clientes o visitantes de nuestras tiendas físicas y virtuales a nivel nacional.

  2. Proveedores: Empresas y personas que presten un servicio o bien a la EMPRESA.

  3. Empleados y ex empleados: Quienes hallan laborado o   se encuentren en este momento laborando con la EMPRESA.

  4. Comunidad en General: Toda entidad o persona que tenga algún tipo de relación con la empresa y a razón de ello nos suministre sus datos personales.

 

Tratamiento de la información

El tratamiento de los datos personales de empelados, ex empleados,  proveedores, consumidores, o de cualquier persona con la cual la EMPRESA tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de Tienda de vestuario, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión corporativa.

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

  • Realizar el envío de información relacionada con ofertas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por la EMPRESA.

  • Desarrollar la misión de la EMPRESA conforme a sus estatutos.

  • Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.

  • Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

  • Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de la EMPRESA.

  • Mantener en contacto a sus clientes, proveedores empleados.

  • Informar sobre oportunidades de empleos, promociones, o información de la EMPRESA.

  • Cumplir todos sus compromisos contractuales.

 

 

Derechos de los Usuarios

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

–        Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la EMPRESA o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente               a  datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no              haya   sido autorizado.

–        Solicitar prueba de la autorización otorgada a la EMPRESA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de                    conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

–        Ser informado por la EMPRESA o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

–        Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que                la   modifiquen, adicionen o complementen.

–         Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías                           constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado                    que    la  EMPRESA o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

–         Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

Obligaciones de la EMPRESA

La EMPRESA deberá:

  • ·       Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  • ·       Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

  • ·       Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

  • ·       Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no                autorizado    o fraudulento.

  • ·       Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  • ·       Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que              previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga                      actualizada.

  • ·       Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

  • ·       Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto              en la  presente ley.

  • ·       Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  • ·       Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

  • ·       Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la          atención de consultas y reclamos.

  • ·       Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la                    reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  • ·       Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

  • ·       Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la                            administración de la información de los Titulares.

  • ·       Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 Reclamos y solicitudes

Toda petición, queja, reclamo o actualización relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

–        EMPRESA: IBIS.

–        Dirección: Carrera 3 #14-25 centro  Ibagué – Tolima..

–        Correo electrónico: ibisservicioalcliente@gmail.com

–        Teléfono: -Sede centro +57 (8) 2631987     Celular +57 3167413333.

 

Presentación  y solución de reclamos y solicitudes

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la EMPRESA, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.

Las solicitudes, quejas y  reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, o a través  acceso CONTACTANOS ubicado en la parte inferior de nuestra página web, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

·       Identificación del Titular

·       Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

·       Dirección del titular

·       Documentación que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos   (15) días  desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Vigencia de la base de datos

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la EMPRESA estarán vigentes a partir del día quince (15) de marzo  de 2015. La EMPRESA se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

La presente política de Protección de Datos Personales  será actualizada si ocurre alguno de los siguientes supuestos:

  1. Un cambio normativo que indique la modificación de la misma.

  2. Un cambio en alguna de las finalidades del tratamiento de datos personales o la inclusión de un nuevo grupo de interés.

Las bases de datos administradas por la EMPRESA se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la EMPRESA o una obligación contenida en un contrato entre la EMPRESA y Titular.